AI megoldás

AI e-mail asszisztens, ami nem talál ki adatot

39%javítás nélkül kiküldhető
+22%kis javítással mehet
1kitalált adat 200 levélből

Röviden

Folyamat: besorolja a beérkező levelet, és válaszpiszkozatot ír rá
Kinek való: cégnek, ahol több postafiókba jön ügyfélkérdés és ajánlatkérés
Hol dönt ember: minden levelet ember küld ki, automatikus küldés nincs
Mihez nem nyúl az AI: a szűréshez és a számok ellenőrzéséhez, ezt fix szabályok végzik

A probléma

Hat céges postafiókban egy korábbi AI 6 171 piszkozatot írt. Nagyjából 35%-ukra végül nem ment ki válasz, ezek fölöslegesen készültek. A kollégák összesen 9 visszajelzést adtak, így senki nem tudta, mennyit érnek a piszkozatok. Ennél is rosszabb, ha egy kitalált ár vagy határidő javítatlanul kimegy, mert az pénzbe kerül.

Amit építettem

Először mérni kezdtem. Minden régi piszkozatot összevetettem azzal, amit a kolléga végül elküldött, és ebből kiderült, hol hibázik a rendszer.

Utána újraépítettem a folyamatot. Egy fix szabály dönti el, kell-e válasz. Ha kell, a piszkozat a levél típusához igazodik, és a cég saját adataiból dolgozik. A végén egy külön ellenőrzés megfogja a forrás nélküli árat és határidőt.

Levelezési szál: az AI-piszkozat és a kolléga által elküldött válasz egymás mellett, kiemelt eltérésekkel és értékeléssel — A mérce a kolléga valódi válasza. Az eltérés hiba, akkor is, ha a piszkozat jól hangzik.

Egy levél feldolgozása: a beérkező levél, a döntések (típus, megszólítás, nyelv), a felhasznált cégadatok és a piszkozat — Látszik, melyik cégadatból dolgozott a piszkozat. Ami nincs a forrásban, abból nem lehet szám a levélben.

Funkciók

Előszűrés fix szabállyal: hírlevélre, automatikus levélre, belső küldőnek, másolatra és már megválaszolt levélre nem készül piszkozat, így fölösleges munka sem.
Ellenőrzés a kész piszkozaton: ha forrás nélküli számot vagy azonosítót talál, a levelet átnézésre jelöli. A kitalált ár itt akad el.
Piszkozat a levelezési szálba, küldés nélkül: hogy kimegy-e, azt a kolléga dönti el.

Besorolás típus, nyelv és megszólítás (tegező vagy magázó) szerint
Levéltípus szerinti piszkozat tudásbázis-szabályokból és cégadatokból
Visszamérés: a piszkozat összevetése az elküldött válasszal
Szabályjavaslatok a kollégák javításaiból, jóváhagyás után
Emlékeztető megválaszolatlan ajánlatra és heti riport

Tanulás oldal: a kollégák javításaiból készült szabályjavaslatok elfogadás és elvetés gombokkal — A kolléga javításából javaslat lesz, a tudásbázisba csak az ő jóváhagyásával kerül be.

Mi történik, ha bizonytalan vagy téved

A szűrést és a számok ellenőrzését fix szabály végzi, AI nélkül. Itt drága a tévedés, ezért nem bízom modellre.
Ha a piszkozatban forrás nélküli adat van, a levél átnézésre vár, és a kollégánál áll meg.
A kolléga javításából csak javaslat lesz. Szabály csak jóváhagyás után válik belőle.

Levéllista típussal és kimenettel: piszkozat, átnézendő vagy kiszűrve — Minden levélnél ott a kimenet. Az átnézendő levél a kollégánál áll meg.

Eredmény

A piszkozatok 39%-a javítás nélkül kiküldhető, további 22% kis javítással. A levelek több mint felére a kollégának már csak rá kell néznie.
Amire nem kell válasz, azt magától kiszűri. Ahol bizonytalan, átnézésre jelöli.
A kitalált adat 200 levélből 1-re csökkent.

Honnan tudom: minden piszkozatot ahhoz mérek, amit a kolléga ténylegesen elküldött. A hibákat egy külön AI-bíráló sorolja be.